PYMEs y Contabilidad: 6 Errores que debes evitar

El ecosistema empresarial en Puerto Rico cada día que pasa se sigue fortaleciendo. Esto, en gran medida, porque muchos de nosotros hemos apostado a nuestra creatividad como una respuesta a la crisis económica y fiscal en la isla. También, hay una generación entrando al campo laboral que, más que hacer dinero, busca crear empresas donde puedan cumplir un propósito de vida. Por último, los adelantos tecnológicos están cambiando las reglas del juego a un ritmo acelerado, lo que representa una gran oportunidad de llegar a más mercados y de disminuir costos operacionales. En fin, cada día hay más razones para que más y más personas miren el empresarismo con más entusiasmo y pasión y con menos miedo a los riesgos que conlleva.

¿Existe el riesgo? Claro que sí. Y por eso hicimos este artículo. Decidimos compartir los errores más comunes que hemos identificado en nuestra práctica y proveer algunos consejos sobre cómo puedes evitarlos para minimizar el riesgo que conlleva ser empresario. Después de todo, nuestras empresas son para nosotros proyectos de vida y son entes que solucionan problemas en nuestra sociedad.

A continuación, los errores más comunes que hemos notado y nuestras recomendaciones:

1. Déficit de liquidez ❌

Cuando hablamos de liquidez, hablamos de la capacidad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones (deudas) en el corto plazo (generalmente durante el periodo de 1 año). En otras palabras, si la empresa tiene el dinero suficiente para poder sostener sus operaciones. Muchas buenas ideas que realmente tienen mucho potencial para satisfacer necesidades en el mercado no prosperan porque la empresa se quedó corta de efectivo. Entre otras razones, esto puede suceder por pobre administración del dinero o por estimados incorrectos en el presupuesto. Cabe recalcar que cuando abrimos una empresa, necesitamos dinero para dos razones fundamentales: (1) inversión inicial y (2) gastos operacionales. Separar estas dos razones es indispensable para que el estimado sea lo más acertado posible a la hora de buscar financiamiento.

¿Qué recomendamos para minimizar este riesgo?

✅ Identifica tu inversión inicial – estos son desembolsos que son necesarios hacer solo al inicio y no son recurrentes en la operación de la empresa. Entre los ejemplos están: licencias y permisos, maquinaria, prototipos, costos de habilitar un espacio, honorarios de incorporación, compra de inventario inicial y depósito de renta.

✅ Identifica tus gastos operacionales – estos son los desembolsos que son recurrentes en la operación para poder proveer tus servicios o vender tus productos. Entre los ejemplos están: renta, salarios, inventario, pagos por servicios recibidos, mantenimiento e impuestos. Es importante notar que estos gastos puede que sobrepasen los ingresos en los primeros meses o años de operaciones. Con el paso del tiempo los ingresos terminan cubriéndolos y la empresa comienza a generar ganancia. Esto es normal en muchos negocios. En ese periodo inicial en que la empresa puede que esté operando en pérdida, es importante tener algún tipo de financiamiento (ya sea interno o externo) que pueda sostener la empresa. De ahí la importancia de saber identificarlos.

2. No llevar libros de contabilidad  ❌

En ocasiones, los empresarios asocian la palabra “Contabilidad” con declaraciones de impuestos solamente. En otras, perciben la contabilidad como algo costoso y evitan lidiar con ella. ¿Por qué esto es un grave error? Porque tener libros de contabilidad actualizados es lo que te va a ofrecer la información para que puedas tomar mejores decisiones a favor del crecimiento de tu empresa. Así como nos hacemos análisis para monitorear nuestra salud, la contabilidad permite que puedas analizar la salud financiera de la empresa. El simple hecho de tener libros de contabilidad actualizados provee la oportunidad de analizar la empresa en términos de eficiencia, efectividad y rentabilidad.

¿Te has preguntado si tus precios de venta están bien establecidos, cómo se comportan tus costos y cómo puedes mejorar tus operaciones con esta información?

Nuevamente, la contabilidad, usada como fuente de información, ofrece mucho más valor a la empresa de lo que cuesta. Otra ventaja a favor del empresario es que, con los adelantos tecnológicos, el trabajo de capturar la información contable es mucho más automatizado y el costo de los programas de contabilidad ha disminuido en años recientes.

Sobre la contabilidad, ¿qué recomendamos?

👉 Oriéntate sobre los diferentes programas de contabilidad

👉 Mantén los libros actualizados mensualmente

👉 Reúnete con tu contador periódicamente, puede ser cada tres meses, para evaluar los resultados e identificar estrategias para mejorar la posición de la empresa.

👉 Delega, pero procura entender la información. La función de contabilidad se puede delegar, pero el usuario principal de la información eres tú como empresario y, en la medida en que puedas entender el porqué de los resultados, vas a percibir el valor añadido de la misma.

3. No tener política para establecer términos de cobro ❌

En ocasiones, muchos empresarios sienten que trabajan y trabajan, pero no ven los resultados en el flujo de efectivo. Esto se puede deber a muchas razones, pero una de ellas es el no establecer términos de cobro. Cada industria y negocio son diferentes y pueden llegar a diferentes tipos de acuerdos con los clientes. Si no se establecen términos de cobro desde el principio y la base de clientes va aumentando, puede llegar el momento en que sea muy difícil llevar rastro de quién me debe qué y desde cuándo. La entrada de dinero se afecta, pero la salida sigue manteniéndose igual resultando en una disminución en el flujo de efectivo. ¿Qué puedes hacer para minimizar este riesgo?

👉 Si haces ventas a crédito, redacta una política de términos de cobro e infórmala a tu equipo de trabajo y tus clientes. Esto va a ayudar a crear una cultura en la empresa y en la relación con tus clientes. También va a ayudar a que puedas hacer estimados de flujo de efectivo más precisos.

👉 Si provees servicios, establece los términos de cobro en tus contratos o acuerdos de manera que tu cliente los conozca desde antes que el servicio se preste.

👉 Mantén un buen sistema de contabilidad. La gran mayoría de los sistemas de contabilidad son capaces de proveer información al momento sobre tus cuentas por cobrar. Con esto te puedes enfocar en dar seguimiento de cobro si hay cuentas atrasadas.

👉 Incentiva el cobro rápido. Esto puede ser una solución en algunos modelos de negocios. Se puede ofrecer un descuento al cliente si paga en una cantidad de días predeterminados o menos. En muchos casos, esto se convierte en un acuerdo en el que ambas partes ganan y crea una buena relación de negocios.

4. No tener un plan de negocios ❌

Durante nuestra vida cotidiana estamos planificando, aunque sea mentalmente, cualquier cosa que queremos que nos salga bien. Por ejemplo: una actividad o llegar a un destino. Es por eso que resulta difícil pensar que un plan de negocios sea una herramienta tan subestimada. Y es que existe la percepción de que un plan de negocios es un requisito para crear una empresa o un documento que el banco requiere cuando vas a solicitar un préstamo. Sin embargo, realmente un plan de negocios es una herramienta de trabajo interna que, eventualmente, es compartida a usuarios externos. Es el plan de crear y darle sostenibilidad a tu proyecto. Ahora bien, aunque es una herramienta de trabajo interna, sí es importante que lo puedas completar con la asesoría adecuada. Esto debido a que incluye proyecciones y terminología que probablemente no conoces. Esto es normal. Sin embargo, no es una herramienta que se debe delegar por completo. Debes ser parte de su elaboración y, si alguien te asesora, debe ser capaz de poder explicarte la razonabilidad de su contenido. Al final del día, lo debes poder entender porque, nuevamente, es tu plan y debe hacerte sentido si estás asumiendo el riesgo de invertir en la empresa y debe hacerle sentido a cualquier usuario externo que vaya a financiar tu empresa. ¿Qué te recomendamos?

👉 Involúcrate en la creación de tu plan de negocio. No lo delegues del todo.

👉 Haz todas las preguntas que creas necesarias si alguien te ayuda a crearlo. Enfócate en entenderlo, vas a conocer muchísimas cosas de tu operación que te ayudarán a tomar decisiones operacionales y de financiamiento a corto y largo plazo.

👉 Puedes prepararlo tú mismo si entiendes que es más costo-efectivo, pero es recomendable que algún experto lo revise.

5. No planificar los impuestos ❌

No planificar los impuestos es uno de los mayores riesgos en un negocio. Ya sea porque, debido a la poca planificación, los estemos dejando fuera de nuestro presupuesto, o por que la poca planificación nos haga cometer el gravísimo y costosísimo error de no cumplir con nuestras obligaciones fiscales. Uno de los retos de hacer negocios en Puerto Rico es que el sistema contributivo ha estado sufriendo muchos cambios en tiempos recientes. Nuestra recomendación es que busques asesoría con un experto si no cuentas con el conocimiento técnico, no solo para planificar, sino para cumplir con las obligaciones fiscales debidamente y a tiempo. Te dará paz mental y evitarás problemas futuros.

6. No saber diferenciar entre las finanzas personales y las de la empresa ❌

Muchos empresarios tienen la percepción errónea de que el empresario y la empresa son lo mismo. Con este error de percepción, llega a pensarse que las finanzas del empresario como individuo y las de la empresa están en el mismo bolsillo. ¿Por qué esto puede representar un problema en las operaciones y futuro de la empresa? Los efectos pueden ser varios. Primero, el mezclar las finanzas personales y de la empresa puede ser visto como lo que se conoce como “rasgar el velo corporativo”. Esto es, que la protección que ofrece la corporación a tus bienes personales en caso de algún litigio se puede perder, exponiendo así tus activos personales (residencia, vehículo, etcétera). Segundo, al mezclar las finanzas personales con las de la empresa, pueden existir implicaciones contributivas que pueden poner en riesgo las finanzas de la empresa al resultar en contribuciones sobre dividendos implícitos. Tercero, la realidad financiera del empresario y la de la empresa no necesariamente son las mismas. Si el empresario no tiene una planificación adecuada en sus finanzas personales y trata de compensar esto mediante el uso de fondos de la empresa, es muy difícil hacer proyecciones de flujo de efectivo y presupuestos, lo que termina resultando en problemas en la ejecución del plan de la empresa, limitando su crecimiento y poniendo en riesgo el futuro de esta. ¿Cuáles son nuestras recomendaciones?

✅ Organiza tus finanzas personales. Prepara un presupuesto personal, evalúalo y estudia alternativas en la que puedes mejorar tu flujo de efectivo. Si entiendes que debes consultar un asesor financiero, hazlo. Te sorprenderás cómo puedes mejorar tus finanzas haciendo pequeños cambios y será beneficioso tanto para ti como para tu empresa.

✅ Asígnate un sueldo. Esto ayudará a la empresa a planificar mejor sus estrategias y a ti, en lo personal, a saber, con cuánto dinero cuentas, poner control en tus gastos no esenciales y/o estudiar posibles alternativas de ingresos extra. Este sueldo debe estar contemplado como una partida de gasto de nómina en el presupuesto de tu empresa.

Estoy seguro de que hay muchos más errores que ocurren, pero esas me parecen las más comunes por lo menos desde el punto de vista contable. Creo que, si repasas cada una de las recomendaciones, te pueden servir de ayuda para tu empresa o tu futuro emprendimiento.