29 de abril de 2019
El ecosistema empresarial en Puerto Rico cada día que pasa se sigue fortaleciendo. Esto, en gran medida, porque muchos de nosotros hemos apostado a nuestra creatividad como una respuesta a la crisis económica y fiscal en la isla. También, hay una generación entrando al campo laboral que, más que hacer dinero, busca crear empresas donde puedan cumplir un propósito de vida. Por último, los adelantos tecnológicos están cambiando las reglas del juego a un ritmo acelerado, lo que representa una gran oportunidad de llegar a más mercados y de disminuir costos operacionales. En fin, cada día hay más razones para que más y más personas miren el empresarismo con más entusiasmo y pasión y con menos miedo a los riesgos que conlleva.
¿Existe el riesgo? Claro que sí. Y por eso hicimos este artículo. Decidimos compartir los errores más comunes que hemos identificado en nuestra práctica y proveer algunos consejos sobre cómo puedes evitarlos para minimizar el riesgo que conlleva ser empresario. Después de todo, nuestras empresas son para nosotros proyectos de vida y son entes que solucionan problemas en nuestra sociedad.
A continuación, los errores más comunes que hemos notado y nuestras recomendaciones:
1. Déficit de liquidez
Cuando hablamos de liquidez, hablamos de la capacidad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones (deudas) en el corto plazo (generalmente durante el periodo de 1 año). En otras palabras, si la empresa tiene el dinero suficiente para poder sostener sus operaciones. Muchas buenas ideas que realmente tienen mucho potencial para satisfacer necesidades en el mercado no prosperan porque la empresa se quedó corta de efectivo. Entre otras razones, esto puede suceder por pobre administración del dinero o por estimados incorrectos en el presupuesto. Cabe recalcar que cuando abrimos una empresa, necesitamos dinero para dos razones fundamentales: (1) inversión inicial y (2) gastos operacionales. Separar estas dos razones es indispensable para que el estimado sea lo más acertado posible a la hora de buscar financiamiento. ¿Qué recomendamos para minimizar este riesgo?
- Identifica tu inversión inicial – Estos son desembolsos que son necesarios hacer solo al inicio y no son recurrentes en la operación de la empresa. Entre los ejemplos están: licencias y permisos, maquinaria, prototipos, costos de habilitar un espacio, honorarios de incorporación, compra de inventario inicial y depósito de renta.
- Identifica tus gastos operacionales – estos son los desembolsos que son recurrentes en la operación para poder proveer tus servicios o vender tus productos. Entre los ejemplos están: renta, salarios, inventario, pagos por servicios recibidos, mantenimiento e impuestos. Es importante notar que estos gastos puede que sobrepasen los ingresos en los primeros meses o años de operaciones. Con el paso del tiempo los ingresos terminan cubriéndolos y la empresa comienza a generar ganancia. Esto es normal en muchos negocios. En ese periodo inicial en que la empresa puede que esté operando en pérdida, es importante tener algún tipo de financiamiento (ya sea interno o externo) que pueda sostener la empresa. De ahí la importancia de saber identificarlos.
- Oriéntate sobre los diferentes programas de contabilidad
- Mantén los libros actualizados mensualmente
- Reúnete con tu contador periódicamente, puede ser cada tres meses, para evaluar los resultados e identificar estrategias para mejorar la posición de la empresa.
- Delega, pero procura entender la información. La función de contabilidad se puede delegar, pero el usuario principal de la información eres tú como empresario y, en la medida en que puedas entender el porqué de los resultados, vas a percibir el valor añadido de la misma.
- Si haces ventas a crédito, redacta una política de términos de cobro e infórmala a tu equipo de trabajo y tus clientes. Esto va a ayudar a crear una cultura en la empresa y en la relación con tus clientes. También va a ayudar a que puedas hacer estimados de flujo de efectivo más precisos.
- Si provees servicios, establece los términos de cobro en tus contratos o acuerdos de manera que tu cliente los conozca desde antes que el servicio se preste.
- Mantén un buen sistema de contabilidad. La gran mayoría de los sistemas de contabilidad son capaces de proveer información al momento sobre tus cuentas por cobrar. Con esto te puedes enfocar en dar seguimiento de cobro si hay cuentas atrasadas.
- Incentiva el cobro rápido. Esto puede ser una solución en algunos modelos de negocios. Se puede ofrecer un descuento al cliente si paga en una cantidad de días predeterminados o menos. En muchos casos, esto se convierte en un acuerdo en el que ambas partes ganan y crea una buena relación de negocios.
- Involúcrate en la creación de tu plan de negocio. No lo delegues del todo.
- Haz todas las preguntas que creas necesarias si alguien te ayuda a crearlo. Enfócate en entenderlo, vas a conocer muchísimas cosas de tu operación que te ayudarán a tomar decisiones operacionales y de financiamiento a corto y largo plazo.
- Puedes prepararlo tú mismo si entiendes que es más costo-efectivo, pero es recomendable que algún experto lo revise.
- Organiza tus finanzas personales. Prepara un presupuesto personal, evalúalo y estudia alternativas en la que puedes mejorar tu flujo de efectivo. Si entiendes que debes consultar un asesor financiero, hazlo. Te sorprenderás cómo puedes mejorar tus finanzas haciendo pequeños cambios y será beneficioso tanto para ti como para tu empresa.
- Asígnate un sueldo. Esto ayudará a la empresa a planificar mejor sus estrategias y a ti, en lo personal, a saber, con cuánto dinero cuentas, poner control en tus gastos no esenciales y/o estudiar posibles alternativas de ingresos extra. Este sueldo debe estar contemplado como una partida de gasto de nómina en el presupuesto de tu empresa.